Cuando una empresa desplaza temporalmente trabajadores a un país de la Unión Europea, una de las primeras cuestiones que debe resolver es qué sistema de Seguridad Social seguirá siendo aplicable. En muchos casos, esta situación se acredita mediante el certificado A1, un documento para demostrar que el trabajador continúa sujeto a la Seguridad Social del Estado de origen.
La Unión Europea quiere ahora transformar la gestión de este certificado. El 15 de septiembre de 2026, la Comisión Europea presentó el European Social Security Pass (ESSPASS), un sistema destinado a digitalizar la solicitud, expedición y verificación de documentos europeos de Seguridad Social. El A1 de los trabajadores desplazados es precisamente uno de los documentos afectados.
En esta guía explicamos qué cambiará con el certificado A1 digital, cuándo podría empezar a utilizarse y, sobre todo, qué deben hacer actualmente las empresas que desplazan trabajadores al resto de Europa.
¿Qué es el certificado A1 y cuándo lo necesita una empresa?
El certificado A1, también denominado formulario A1, acredita qué legislación de Seguridad Social se aplica a una persona en una situación de desplazamiento transfronterizo. En un desplazamiento que cumpla los requisitos, permite demostrar que el trabajador sigue sujeto a la seguridad social del Estado de origen durante el ese período.
💡 Por ejemplo, si una empresa española envía a un empleado a Bélgica durante unos meses, puede ocurrir que ese trabajador siga sujeto a la Seguridad Social española. En ese caso, el certificado A1 sirve para demostrar ante las autoridades belgas que continúa cotizando en España durante el desplazamiento.
Su marco jurídico se encuentra en los Reglamentos (CE) 883/2004 y 987/2009. La coordinación europea parte de un principio básico, que una persona debe quedar sometida a la legislación de un solo Estado miembro. Sin embargo, determinar cuál es ese Estado exige analizar cómo, dónde y para quién trabaja. El artículo 12 del Reglamento 883/2004 regula determinados desplazamientos temporales.
¿Qué es ESSPASS y cómo cambiará el certificado A1 digital?
Un sistema europeo para gestionar documentos de Seguridad Social
ESSPASS es una iniciativa de la Unión Europea para facilitar la gestión de determinados documentos de Seguridad Social cuando una persona trabaja o se desplaza entre distintos Estados miembros. La propuesta se recoge en el Reglamento COM(2026) 980 final – 2026/0271(COD), que pretende crear un sistema común para que documentos como el certificado A1 puedan gestionarse de forma digital y comprobarse entre países.
El objetivo es que estos documentos puedan solicitarse, recibirse, almacenarse, presentarse y verificarse digitalmente mediante un sistema europeo común. Para las empresas, esto puede simplificar la gestión. Por ejemplo, si varios trabajadores son desplazados a otro Estado miembro y se produce una inspección, las autoridades podrían comprobar con mayor facilidad si el certificado A1 es auténtico, válido y corresponde al trabajador y al período declarado. La empresa seguirá teniendo que indicar quién es el trabajador, qué empresa lo emplea, dónde va a trabajar, durante cuánto tiempo y en qué condiciones. ESSPASS puede facilitar la gestión del documento, pero no sustituye el análisis previo.
El certificado A1, uno de los primeros documentos digitalizados
La Comisión Europea prevé comenzar la implantación de ESSPASS con el certificado A1 de los trabajadores desplazados. Según el calendario propuesto, esta primera fase comenzaría aproximadamente un año después de la entrada en vigor del Reglamento ESSPASS. Posteriormente se incorporarían otros documentos de Seguridad Social, como la Tarjeta Sanitaria Europea. Además, la primera fase se refiere al A1 de trabajadores desplazados. Para otros supuestos, como personas que trabajan habitualmente en varios Estados miembros, habrá que comprobar qué calendario y qué reglas establece la norma aprobada.
¿Desaparecerá el certificado A1 en papel?
No necesariamente. La propuesta no implica que todos los certificados en papel vayan a desaparecer. La Comisión contempla que puedan seguir existiendo formatos en papel durante el proceso de implantación. También conviene distinguir el ESSPASS de los sistemas electrónicos que ya existen actualmente. Por ejemplo, a día de hoy es posible solicitar o descargar un A1 en formato digital en varios países de la U.E, pero eso no es lo mismo que el sistema ESSPASS.
💡 La novedad sería contar con un sistema europeo común, pensado para que la documentación pueda utilizarse y verificarse con facilidad cuando el trabajador se desplace de un país a otro.
¿Cuándo entrará en vigor el certificado A1 digital?
Todavía no existe una fecha definitiva de aplicación del nuevo sistema. La presentación de la propuesta por la Comisión inicia el procedimiento legislativo, que deberá ser posteriormente aprobado por el Parlamento Europeo y el Consejo.
| Etapa | Situación o calendario propuesto |
| Presentación del Fair Labour Mobility Package | 15 de septiembre de 2026 |
| Tramitación legislativa | Examen y negociación por el Parlamento Europeo y el Consejo |
| Entrada en vigor de ESSPASS | Dependerá del texto finalmente aprobado y publicado |
| Primera fase: A1 de trabajadores desplazados | Un año después de la entrada en vigor del Reglamento |
| Otros documentos de Seguridad Social | Incorporación progresiva dentro del horizonte de tres años |
Hasta que las nuevas disposiciones se aprueben y resulten aplicables, deben seguir utilizándose los procedimientos nacionales actualmente vigentes.
A1, ESSPASS y declaraciones de desplazamiento ¿qué diferencias existen?
El A1, el futuro ESSPASS y las declaraciones nacionales de desplazamiento cumplen funciones distintas. Además, cada Estado miembro puede imponer sus propias formalidades administrativas antes o durante la prestación temporal de servicios.
| Aspecto | Certificado A1 | ESSPASS | Declaraciones nacionales de desplazamiento |
|---|---|---|---|
| ¿Qué es? | Documento que acredita qué legislación de Seguridad Social se aplica al trabajador | Futuro sistema europeo para gestionar y verificar digitalmente documentos de Seguridad Social | Declaraciones exigidas por cada Estado para comunicar determinados desplazamientos de trabajadores |
| ¿Para qué sirve? | Demostrar en qué país continúa asegurado el trabajador | Facilitar la solicitud, almacenamiento, presentación y verificación digital del A1 y otros documentos | Informar a las autoridades del país de destino de la presencia temporal del trabajador |
| ¿Está vigente? | Sí | Por ahora es una propuesta legislativa | Sí, conforme a las reglas de cada Estado miembro |
| ¿Quién lo gestiona? | La institución de Seguridad Social competente | El futuro sistema europeo ESSPASS | La autoridad o plataforma designada por cada Estado |
| ¿Sustituye a los demás? | No | No elimina la función jurídica del A1 ni las obligaciones nacionales | No sustituye al A1 |
| ¿Qué debe hacer actualmente la empresa? | Solicitarlo cuando corresponda | Seguir la evolución de la reforma | Comprobar las formalidades exigidas en el país al que desplaza al trabajador |
¿El certificado A1 basta para desplazar a un trabajador?
Una empresa que envía trabajadores temporalmente a otro Estado miembro debe comprobar también las obligaciones laborales y administrativas del país de destino. Muchos Estados de la Unión Europea exigen, por ejemplo, una declaración previa de desplazamiento. El nombre y el procedimiento cambian según el país. Cada Estado utiliza sus propias plataformas y sistemas de notificación.
💡 Además de esta declaración, la empresa debe revisar las condiciones laborales que deben respetarse durante el desplazamiento, como pueden ser la remuneración mínima aplicable, el tiempo de trabajo, los períodos de descanso, las vacaciones, la seguridad y salud en el trabajo o determinadas condiciones previstas en convenios colectivos.
Por tanto, disponer de un A1 no significa que la empresa pueda limitarse a aplicar las condiciones del contrato del país de origen. También pueden existir otras obligaciones, como designar una persona de contacto, conservar determinados documentos laborales, registrar la presencia de los trabajadores o comunicar información adicional a las autoridades nacionales.
Las obligaciones cambian según el país de destino
Aunque las reglas sobre desplazamiento de trabajadores tienen una base común en el Derecho de la Unión Europea, su aplicación depende en buena medida de cada Estado miembro. Por eso, antes de iniciar una misión internacional, conviene comprobar al menos tres cuestiones, qué legislación de Seguridad Social se aplica, si debe solicitarse un certificado A1, qué declaración de desplazamiento exige el país de destino, y qué condiciones laborales y formalidades nacionales deben respetarse durante la prestación de servicios.
💡 Por ejemplo, una empresa española que envía trabajadores a Bélgica puede necesitar un A1 expedido por la Seguridad Social española y, al mismo tiempo, presentar una declaración LIMOSA en Bélgica y respetar las condiciones laborales belgas aplicables. Para este tipo de desplazamientos puede consultar también nuestra guía sobre desplazamiento de trabajadores en Bélgica.
¿Qué debe comprobar una empresa antes de desplazar trabajadores a otro Estado?
Preparar correctamente el desplazamiento
La digitalización del A1 no cambia el hecho de que la mayoría de los problemas deben anticiparse antes de que el trabajador empiece a prestar servicios en otro país. Por ello, antes de solicitar el A1, se debe comprobar cuál es la situación específica. En esencia, quién es su empleador, dónde va a trabajar, durante cuánto tiempo, y qué actividad va a realizar. Una revisión previa debería incluir, al menos, los siguientes puntos:
| Aspecto a revisar | Qué debe comprobar la empresa |
|---|---|
| Tipo de movilidad | Determinar si se trata de un desplazamiento temporal o de una actividad habitual en dos o más Estados. |
| Seguridad Social y A1 | Identificar qué legislación de Seguridad Social resulta aplicable y solicitar el certificado A1 cuando corresponda. |
| Declaración en el país de destino | Comprobar si el Estado de destino exige una declaración previa de desplazamiento u otra formalidad administrativa equivalente. |
| Condiciones laborales | Revisar la remuneración, jornada, descansos, vacaciones y demás condiciones laborales obligatorias en el país de destino. |
| Obligaciones sectoriales | Verificar si existen requisitos adicionales en función del sector o de la actividad que vaya a realizarse. |
| Permisos y autorizaciones | Comprobar si son necesarios permisos de trabajo o residencia, así como autorizaciones o reconocimientos profesionales. |
| Documentación del desplazamiento | Reunir contratos, certificados A1, declaraciones, nóminas y demás documentación relevante en un expediente accesible. |
| Seguimiento de la misión | Controlar las fechas y actualizar los trámites si cambian la duración, el lugar de trabajo, las funciones o cualquier otro elemento relevante del desplazamiento. |
Antes de enviar personal a otro Estado miembro, la empresa debería revisar también las obligaciones laborales y administrativas del país de destino, así como, cuando proceda, los requisitos migratorios y profesionales. Todo ello facilita una respuesta mucho más rápida si posteriormente interviene una inspección laboral o de Seguridad Social.
La empresa de destino y sus obligaciones
Dependiendo del Estado miembro, la empresa cliente o receptora puede tener también determinadas obligaciones de comprobación, conservación de documentación o comunicación a las autoridades.
💡 Por ello, cuando existe una relación de subcontratación o prestación transfronteriza de servicios, conviene clarificar quién se ocupa de cada trámite y quién conserva los justificantes correspondientes.
Cuando el trabajador desplazado no es ciudadano de la Unión Europea, el análisis debe ser todavía más cuidadoso. Tener un permiso de residencia o trabajo en un Estado miembro no significa necesariamente que pueda trabajar libremente en cualquier otro país de la UE. La empresa deberá comprobar las reglas aplicables en el Estado de destino. Puede consultar también nuestro análisis sobre el desplazamiento de trabajadores no comunitarios dentro de la Unión Europea.
¿Qué ocurre si hay una inspección durante el desplazamiento?
Durante una inspección, las autoridades pueden comprobar que exista un certificado A1 y que se haya presentado la declaración nacional correspondiente, así como que los documentos coincidan con la actividad que está realizando el trabajador.
💡 Por eso, el contrato de trabajo, las nóminas, el lugar de prestación, la duración de la misión, la identidad del empleador y las declaraciones administrativas deben ser coherentes.
Si una autoridad solicita documentación, conviene comprobar primero qué trabajadores y qué período están siendo examinados, qué administración interviene y qué información se solicita. Es importante analizar las eventuales diferencias antes de responder.
💡 Asesoramos a empresas en materia de movilidad laboral europea, desplazamiento de trabajadores, Seguridad Social, A1, obligaciones nacionales e inspecciones relacionadas con actividades transfronterizas. Una revisión temprana del expediente permite identificar riesgos antes de que deriven en una incidencia administrativa o laboral.
¿Qué es el fair labour mobility package?
El 15 de septiembre de 2026, la Comisión Europea presentó el Fair Labour Mobility Package, un paquete de medidas sobre movilidad laboral. Su alcance va mucho más allá del A1, incluye la digitalización de documentos de Seguridad Social, la portabilidad de cualificaciones, el reconocimiento profesional y el refuerzo de la cooperación entre autoridades laborales.
Un documento emitido en un país puede ser difícil de verificar en otro; una contratación puede retrasarse por el reconocimiento de un título; y una inspección puede requerir información repartida entre varias administraciones. La Comisión Europea pretende que estos procedimientos sean más accesibles y que las autoridades dispongan de mejores herramientas para comprobar el cumplimiento.
| Propuesta | Cambio previsto | Principales destinatarios |
| Reglamento ESSPASS | Documentos de Seguridad Social digitales y verificables | Empresas, trabajadores móviles y administraciones |
| Skills Portability Act | Formato digital y herramientas para comparar cualificaciones | Empleadores y profesionales |
| Reforma de la European Labour Authority | Más cooperación, análisis de riesgo e inspecciones | Autoridades nacionales y empresas transfronterizas |
| Reforma de la Directiva 2005/36/CE | Simplificación del reconocimiento profesional | Profesionales de actividades reguladas |
| Directiva sobre cualificaciones de nacionales de terceros países | Reglas comunes para facilitar su reconocimiento | Profesionales internacionales y empresas contratantes |
Para las empresas que operan en varios Estados miembros, estas reformas forman parte de un marco más amplio de Derecho de la Unión Europea y de seguimiento y cumplimiento de la normativa europea. El paquete no constituye una única norma, sino que cada propuesta tendrá su propia tramitación.
Más cooperación entre inspecciones con la reforma de la European Labour Authority
La propuesta de reforma de la European Labour Authority (ELA) pretende brindar más apoyo a las autoridades nacionales. Entre sus objetivos figuran mejorar la cooperación transfronteriza, apoyar inspecciones y agilizar la mediación en controversias entre administraciones. También se plantea ampliar su actuación frente a abusos que afectan a nacionales de terceros países y frente al empleo ilegal.
Para las empresas, la consecuencia puede ser una mayor capacidad de las autoridades para relacionar información procedente de distintos Estados. Eso hace todavía más importante que contratos, actividad, declaraciones laborales y documentación de Seguridad Social sean coherentes entre sí. ESSPASS y la reforma de ELA actúan, por tanto, de forma complementaria, el primero pretende facilitar el intercambio de información y la segunda reforzar la cooperación para el control.
💡 La simplificación administrativa no debe confundirse con una reducción de las obligaciones de cumplimiento.
Reconocimiento de cualificaciones y contratación de profesionales extranjeros
El paquete también pretende facilitar que las cualificaciones puedan presentarse, compararse y reconocerse entre países. Para una empresa que necesita incorporar personal especializado, esta parte de la reforma puede resultar tan relevante como el A1. Sin embargo, conviene distinguir tres cuestiones. Acreditar un título, obtener el reconocimiento necesario para ejercer una profesión regulada y disponer del derecho a trabajar y residir en el país. Son procedimientos relacionados, pero no intercambiables.
💡 Cuando la actividad constituye una profesión regulada, puede consultar nuestra guía sobre el reconocimiento de diplomas extranjeros en Bélgica. Para determinados profesionales altamente cualificados de terceros países, puede resultar relevante asimismo la Tarjeta Azul Europea en Bélgica.
Varios ejemplos para entender las consecuencias prácticas
Una empresa alemana obtiene un contrato de seis meses en Portugal
Una empresa alemanda necesita desplazar cinco técnicos a Portugal durante seis meses para ejecutar un contrato. Antes de enviar al personal, no basta con organizar el viaje y solicitar un A1. La empresa debe comprobar primero si se cumplen las condiciones para mantener la legislación española de Seguridad Social y obtener el certificado correspondiente. Paralelamente, deberá analizar si existe obligación de presentar la declaración nacional, qué condiciones salariales y laborales belgas resultan aplicables y si existe alguna formalidad sectorial. ESSPASS podría facilitar en el futuro la gestión y verificación del A1, pero no sustituirá ese análisis previo.
Un empleado trabaja regularmente en varios Estados miembros
Un técnico que desarrolla su actividad de forma habitual entre España, Francia y Bélgica puede encontrarse en una situación distinta del desplazamiento. Antes de encadenar solicitudes como si cada viaje fuera una misión independiente, habrá que examinar las reglas aplicables a actividades ejercidas en dos o más Estados. Una herramienta digital puede simplificar la gestión, pero no sustituye la calificación jurídica de la actividad.
Una empresa belga incorpora a una profesional con un título extranjero
La empresa debe determinar si el puesto implica ejercer una profesión regulada y, en ese caso, qué reconocimiento o autorización necesita la candidata. Si además es nacional de un tercer país, habrá que examinar su situación migratoria y el régimen de acceso al empleo. Las propuestas sobre cualificaciones podrían facilitar parte de este recorrido.
Una empresa española desplaza técnicos a Bélgica durante seis meses
Una empresa española que envía temporalmente varios trabajadores a Bélgica deberá comprobar si puede mantener la Seguridad Social española y solicitar los correspondientes certificados A1. La empresa deberá revisar también las obligaciones belgas aplicables, como la declaración LIMOSA, las condiciones laborales y las posibles exigencias sectoriales. ESSPASS podrá facilitar en el futuro la gestión y verificación del A1. Para más información, puede consultar nuestra guía sobre desplazamiento de trabajadores en Bélgica y sobre la declaración LIMOSA.
¿Cómo puede ayudar Arthur & Marin en el desplazamiento de trabajadores y certificados?
Un desplazamiento internacional puede implicar simultáneamente Seguridad Social, Derecho laboral, inmigración y Derecho Internacional. En Arthur & Marin analizamos estas cuestiones de forma conjunta para que la empresa pueda conocer, antes de iniciar la misión, qué trámites debe realizar y qué documentación debe conservar. Podemos intervenir desde la planificación del desplazamiento hasta la asistencia ante una inspección. Análisis del régimen de Seguridad Social aplicable, revisión del certificado A1 (digital), declaración LIMOSA, condiciones laborales belgas, trabajadores extracomunitarios, permisos de trabajo y residencia, así como defensa ante las autoridades cuando surge una incidencia.
Si su empresa va a desplazar trabajadores o ya tiene personal desarrollando temporalmente una actividad en el país, Arthur & Marin puede revisar el expediente y determinar las obligaciones aplicables antes de que aparezca un problema durante una inspección o control. Nuestro equipo de Derecho Internacional y de asesoramiento jurídico para empresas interviene tanto en la planificación de desplazamientos como en incidencias posteriores.
💡 Para preparar una consulta, resulta útil reunir las fechas previstas, los países implicados, la actividad a realizar, la identidad del empleador y cliente receptor, y la documentación laboral y de Seguridad Social disponible.
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre el certificado A1 digital y ESSPASS
¿ESSPASS sustituirá al certificado A1?
El A1 seguirá siendo el documento que acredita qué legislación de Seguridad Social resulta aplicable al trabajador. ESSPASS pretende facilitar su solicitud, almacenamiento, presentación y verificación mediante un sistema digital común a nivel europeo.
¿Es necesario un certificado A1 para un desplazamiento de pocos días?
Incluso una misión de pocos días puede requerir determinar qué legislación de Seguridad Social resulta aplicable. Por ello, conviene revisar la situación antes de que el trabajador empiece a prestar servicios en otro Estado miembro.
¿El certificado A1 permite trabajar automáticamente en otro país de la UE?
El A1 acredita únicamente qué sistema de Seguridad Social resulta aplicable al trabajador. La empresa deberá comprobar por separado las obligaciones laborales, administrativas y migratorias del Estado de destino. Esto puede incluir una declaración previa de desplazamiento, condiciones salariales específicas, obligaciones documentales, permisos de trabajo o requisitos sectoriales.
¿Cada Estado miembro puede exigir una declaración de desplazamiento distinta?
Aunque el desplazamiento de trabajadores se encuentra regulado por normas comunes de la Unión Europea, cada Estado miembro dispone de sus propios procedimientos administrativos. Por ejemplo, Bélgica utiliza la declaración LIMOSA, mientras que otros Estados cuentan con plataformas y sistemas diferentes. Antes de iniciar la actividad, la empresa debe comprobar qué declaración exige el país de destino y en qué momento debe presentarse.
¿ESSPASS sustituirá estas declaraciones nacionales?
ESSPASS está relacionado con la digitalización y verificación de documentos de Seguridad Social, como el certificado A1. Las declaraciones nacionales de desplazamiento responden a otra finalidad y seguirán dependiendo de la normativa de cada Estado miembro, salvo que futuras reformas europeas establezcan cambios adicionales.
¿Qué ocurre si un trabajador trabaja habitualmente en varios Estados miembros?
Cuando una persona trabaja de manera habitual en dos o más Estados miembros, deben analizarse las reglas específicas de coordinación de la Seguridad Social aplicables a este tipo de actividad. Primero hay que determinar cuál es el patrón de trabajo.
¿Quién solicita el certificado A1?
La solicitud se presenta ante la institución competente del Estado cuya legislación de Seguridad Social se pretende mantener. En la práctica, cuando se trata de trabajadores asalariados, la empresa o su representante suele encargarse de la gestión. En el caso de trabajadores autónomos, el procedimiento dependerá de las reglas del Estado competente.
¿Qué ocurre si el desplazamiento cambia una vez iniciado?
Si cambia la duración, el lugar de trabajo, la actividad realizada, la entidad empleadora o cualquier otra circunstancia relevante, conviene revisar si la documentación inicial sigue siendo correcta. Puede ser necesario actualizar el A1, modificar una declaración nacional o realizar nuevos trámites. Mantener documentación que ya no refleja la situación puede generar problemas durante una inspección.
¿Puede una inspección comprobar el certificado A1?
Las autoridades pueden solicitar y comprobar la existencia y validez del certificado A1. Uno de los objetivos de ESSPASS es precisamente facilitar y agilizar esa verificación entre Estados miembros mediante un sistema digital común. Por eso, la digitalización puede simplificar la gestión administrativa, pero también facilitar el intercambio de información entre autoridades.
¿Qué documentación debería conservar una empresa durante el desplazamiento?
Dependerá del Estado de destino y del tipo de actividad, pero normalmente conviene conservar de forma accesible el certificado A1, las declaraciones nacionales de desplazamiento, los contratos de trabajo, las nóminas, la información sobre el lugar y duración de la misión y cualquier autorización laboral o migratoria aplicable.
¿Qué debe hacer una empresa antes de desplazar trabajadores a otro Estado miembro?
Lo recomendable es revisar previamente cuatro cuestiones. Qué legislación de Seguridad Social resulta aplicable, si debe solicitarse un certificado A1, qué obligaciones administrativas y laborales impone el Estado de destino y si existen requisitos migratorios o profesionales adicionales. Realizar este análisis antes del desplazamiento permite corregir problemas antes de que comiencen los trabajos y reduce el riesgo de incidencias durante una inspección.
